Общий отдел
Основные задачи общего отдела управления делами.
1. Организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства и документооборота в администрации, совершенствование форм и методов делопроизводства на основе применения современной электронно-вычислительной техники и программного обеспечения.
2. Обеспечение правильности оформления организационно-распорядительной, нормативной правовой документации. Контроль за соблюдением установленного порядка и правил делопроизводства работниками отдела и администрации.
3. Обеспечение изготовления и тиражирования служебной документации с использованием средств множительной техники.
Функции общего отдела управления делами.
1. Осуществляет внедрение единой системы делопроизводства и рационального документооборота, оформления документов, порядка работы с документами в администрации.
2. Осуществляет в соответствии с регламентом работы и требованиями по делопроизводству контроль за организацией делопроизводства в отраслевых органах администрации.
3. Осуществляет прием, первичную обработку, распределение и регистрацию корреспонденции, поступающей в адрес главы Туапсинского муниципального округа, заместителей главы администрации, администрации, а также передает ее исполнителю согласно резолюции главы Туапсинского муниципального округа, заместителей главы администрации.
4. Совершенствует систему контроля, повышает ее эффективность и качество. Обобщает и анализирует состояние этой работы в отраслевых органах администрации, докладывает руководству администрации результаты проверок.
5. Обеспечивает проверку на соответствие инструкции по делопроизводству, возвращение на доработку, редактирование и подготовку к подписи проектов постановлений и распоряжений администрации.
3.6. Совместно с архивным отделом управления делами администрации составляет и утверждает номенклатуру и опись дел администрации, паспорт архива администрации, обеспечивает формирование документов в дела.
7. Оформляет, учитывает и хранит в течение установленного срока постановления и распоряжения администрации.
8. Разрабатывает методические рекомендации для отраслевых органов администрации по работе с документами и вносит их на рассмотрение заместителю главы администрации, управляющему делами.
9. Готовит проекты распоряжений и постановлений администрации по своей деятельности.
10. Обеспечивает обработку и защиту конфиденциальной информации, в том числе персональных данных, в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными правовыми актами администрации.
11. Регистрирует постановления и распоряжения администрации.
12.оОсуществляет выдачу копий постановлений и распоряжений администрации.
13. Заверяет копии постановлений и распоряжений администрации.
14. Консультирует отраслевые органы администрации по работе автоматизированной программы делопроизводства.
15. Создает электронные документы, которые обрабатываются и хранятся в единой межведомственной системе электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Краснодарского края.
16. Информирует главу Туапсинского муниципального округа и заместителей главы администрации о состоянии исполнительской дисциплины (какие документы не выполнены и кем).
17. Осуществляет снятие документа с контроля в регистрационной карточке автоматизированной программы.
18. Осуществляет передачу в архив документов постоянного срока хранения в установленном законом порядке.
19. Проводит экспертизу ценности документов для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения на основе принятых критериев.
20. Осуществляет списание документов с истекшим сроком хранения в установленном законом порядке.
21. Осуществляет совместно с другими отраслевыми органами администрации подготовку мероприятий, проводимых с участием главы Туапсинского муниципального округа или по его поручению.
22.оОказывает методическую помощь структурным подразделениям администрации и подведомственным учреждениям администрации в вопросах организации делопроизводства.
23. Выполняет иные функции по поручению главы Туапсинского муниципального округа, заместителя главы администрации, управляющего делами.