Электронная трудовая книжка
Дата:
04.02.2020
Событие:
С 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка. Цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета.
Вопросы-ответы по электронной трудовой книжке
Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?
Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если же работник не подаст (не успеет подать) такое заявление до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?
Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
В какие сроки работодателю будет необходимо предоставлять сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд?
С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия (случаи приема на работу, переводов на другую постоянную работу, увольнения, подачи зарегистрированными лицами заявлений о выборе ведения трудовой книжки и др.).
При представлении сведений в отношении лица впервые одновременно представляются сведения о его трудовой деятельности у данного страхователя по состоянию на 01.01.2020 — последняя имеющаяся запись в трудовой книжке.
При отсутствии у лица кадровых мероприятий в течение 2020 года, сведения о его трудовой деятельности у данного страхователя по состоянию на 01.01.2020 представляются не позднее 15.02.2021 года.
Начиная с 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений и документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.
В остальных случаях - не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую работу или подача соответствующего заявления.
Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?
Аналогично другой отчетности в ПФР.
Работодатель, с численностью работающих зарегистрированных лиц за предшествующий отчетный период — месяц 25 и более лиц, представляет сведения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Представление в форме электронного документа осуществляется с использованием своих программно-технических средств или с использованием электронного сервиса, предоставленного на безвозмездной основе ПФР.
Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?
Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Портала государственных услуг.
Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.
Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:
• работодателю (по последнему месту работы);
• в территориальном органе Пенсионного фонда России;
• в многофункциональном центре (МФЦ).
В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?
По составу данных обе книжки почти идентичны.
Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?
Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.
При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?
Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.
Вопросы-ответы по электронной трудовой книжке
Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?
Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если же работник не подаст (не успеет подать) такое заявление до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?
Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
В какие сроки работодателю будет необходимо предоставлять сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд?
С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия (случаи приема на работу, переводов на другую постоянную работу, увольнения, подачи зарегистрированными лицами заявлений о выборе ведения трудовой книжки и др.).
При представлении сведений в отношении лица впервые одновременно представляются сведения о его трудовой деятельности у данного страхователя по состоянию на 01.01.2020 — последняя имеющаяся запись в трудовой книжке.
При отсутствии у лица кадровых мероприятий в течение 2020 года, сведения о его трудовой деятельности у данного страхователя по состоянию на 01.01.2020 представляются не позднее 15.02.2021 года.
Начиная с 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений и документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.
В остальных случаях - не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую работу или подача соответствующего заявления.
Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?
Аналогично другой отчетности в ПФР.
Работодатель, с численностью работающих зарегистрированных лиц за предшествующий отчетный период — месяц 25 и более лиц, представляет сведения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Представление в форме электронного документа осуществляется с использованием своих программно-технических средств или с использованием электронного сервиса, предоставленного на безвозмездной основе ПФР.
Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?
Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Портала государственных услуг.
Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.
Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:
• работодателю (по последнему месту работы);
• в территориальном органе Пенсионного фонда России;
• в многофункциональном центре (МФЦ).
В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?
По составу данных обе книжки почти идентичны.
Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?
Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.
При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?
Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.